Plan de classement (classer, trier, archiver) – F2D33.0

Prendre le temps de trier les documents et de les classer en suivant le plan de classement de votre école est important.

Cela permettra à l’enseignant de l’école chargé de la délégation de pouvoirs, au directeur adjoint ou à votre successeur d’avoir un accès simplifié aux documents de l’école.

Pour vous aider :

1. Le plan de classement avec différents onglets

→ plan de classement version juillet 2023 (format xlsx)

Les différents onglets sont :

- - - - une introduction
      - la liste des familles
      - une version complète (dossiers CE1° et DEC),
      - une version spécifique CE1°,
      - une version par ordre alphabétique,
      - et une liste de sigles.

2. Un plan de classement en version numérique :

→ Les familles et les dossiers (Zip -28/04/2021)

3. Pourquoi archiver ? Où archiver ?

- Dans l’hypothèse d’un contrôle, d’une inspection, d’une défense ou d’une action en justice, certains documents doivent être produits et peuvent permettre à l’établissement de garantir ou de faire valoir ses droits, d’où l’intérêt d’avoir connaissance des principaux documents à conserver.
- Au niveau des écoles, il apparait judicieux qu’une armoire fermant à clé soit prévue sur le site de l’établissement pour le classement de toutes les pièces officielles, documents comptables, etc. … Les dossiers y seront classés à l’issue de chaque année scolaire afin d’instaurer un unique lieu d’archivage. Cette précaution est essentielle du fait des modifications régulières dans la composition des bureaux des OGEC ; ainsi les documents utiles au bon fonctionnement de l’association pourront être consultés sans difficultés.

4. Des indications pour savoir ce qui doit être conservé dans les archives :

- Archivage des documents propres aux écoles (DEC85- 15/06/2022)
- Guide pour archiver (DDEC 85 – 01/07/2021)
- Textes de référence : la circulaire au B.O. no 24 du 16 juin 2005.

En savoir + :

- Le site officiel de l’administration française

5. Comment trier ?

Pour savoir ce qu’il faut conserver ou détruire : une démarche consiste à se poser ces questions pour chaque document :

	OUI	NON
“En ai-je l’utilité ?”	classement ou archivage	recyclage papier ou destruction
“Puis-je le retrouver ailleurs ?”	recyclage papier ou destruction	classement ou archivage
“Peut-il servir à un contrôle ?”	classement ou archivage	recyclage papier ou destruction

BON TRI !